Exista foarte multe aspecte pe care trebuie sa le luam in considerare , in calitate de angajator, inainte de a incepe un raport de munca cu un salariat. Intre aceste aspecte se regaseste si numarul de documente care trebuie sa fie continute de catre dosarul de personal al salariatului si care anume sunt aceste documente – necesare in cazul unui control din partea Inspectoratului Teritorial de Munca. Fiind vorba despre o institutie care are o arie larga de competente, este important ca dosarul in sine sa fie complet si, mai ales, corect alcatuit.
Asadar, care sunt actele pe care trebuie sa le solicitam angajatului in vederea angajarii sale ?
- cartea sa de identitate
- actele de studii/ diplome, calificari suplimentare detinute
- curriculum vitae , semnat si datat de catre salariat
- adeverinta medicala, din care va rezulta ca salariatul este apt de munca pe postul pe care se va angaja -in original
- cazierul judiciar (doar in mod exceptional in cazul angajarii in anumite situatii)
Lucrurile devin insa relativ mai complexe in cazul in care salariatul in cauza are persoane in intretinere. In acest caz, salariatul va fi nevoit sa comunice angajatorului si urmatoarele documente:
- certificat de nastere
- certificat de casatorie
- declaratia ca sotul/ sotia nu beneficiaza de deducere personala pentru copilul major
Astfel,toate actele ce se vor pune la dispozitia angajatorului vor trebui sa fie semnate de catre persoana care gestioneaza procedura de angajare sau chiar de catre administratorul societatii care face angajarea.
Care sunt documentele care trebuie redactate si care trebuie sa fie cotinute de catre dosarul de personal ?
- Cererea de angajare
- Declaratia de luare la cunostinta a Regulamentului Intern
- Contractul individual de munca conform modelul stabilit de legislatia in vigoare
- Fisa postului cu atributiile specifice si generale postului ce se va ocupa de salariat
- Declaratia privind deducerea personala de baza , respectiv privind persoanele in intretinere care va contine mentiunea localitatii unde se afla medicul de familie al salariatului
- Declaratie privind anuntarea locului de munca vacant la AJOFM
- Declaratie privind ocuparea locului de munca vacant la AJOFM
La ce trebuie sa fim atentie in mod suplimentar cand discutam despre acest contract de munca ? Exista cateva aspecte esentiale la care trebuie sa fim atenti si peste care nu putem trece cu usurinta, precum :
- Lipsa adeverintei medicale atrage nulitatea contractului de munca
- Cererea de angajare trebuie sa fie intocmita anterior semnarii contractului individual de munca
- Contractul individual de munca trebuie sa contina elementele minime stabilite de lege, insa se recomanda sa contina si alte aspecte care sa reglementeze raporturile de munca din salariat si angajator, de exemplu clauza de confidentialitate, clauza de mobilitate, clauza de neconcurenta.
- Contractul individual de munca trebuie inregistrat in REVISAL inainte de inceperea raporturilor de munca
Mai exista, bineinteles, si alte acte care se pot regasi in cadrul dosarului de personal, pe langa cele imperios necesare enumerate mai sus. Acestea sunt urmatoarele :
- Actele aditionale la contractul de munca cu dovada inregistrarii lor in Revisal daca e cazul
- Acte aditionale cu clauza de formare profesionala
- Deciziile de suspendare ale contractului de munca ( fie care e suspendare de drept, la initiativa angajatorului sau la initiativa salariatului)
- Decizii de reluare din suspendare
- Acte privind incetarea contractului de munca ( cerere de demisie, dupa caz,decizie de incetare a contractului de munca in perioada de proba
- Acte privind procedurile de sanctionare disciplinara si deciziile aferente ( indiferent ca este vorba de avertisment , concediere, reducere salariului)
- Acte privind procedura de evaluare profesionala
- Acte privind concedierea colectiva
- Acte privind concedierea individuala pentru motive economice( desfiintarea postului)
- Documente de protectia muncii si SSM
- Cererile formulate de salariat pe perioada raporturilor de munca
- Deciziile de radiere ale sanctiunilor disciplinare
- Alte documente intocmite de angajator pe perioada raporturilor de munca
Sa presupunem insa ca avem parte de un control din parte Inspectoratului Teritorial de Munca. In primul rand, trebuie sa fim constienti ca acest tip de control este unul foarte serios si sa stim exact ce documente poate solicita ITM in cazul unui control. Astfel, ei pot solicita urmatoarele documente :
- Regulamentul de ordine interioara intocmit conform prevederilor legale, care sa fie adus la cunostinta salariatilor si actualizat la zi
- Contractul colectiv de munca, actele aditionale , documentele privind procedura negocierii colective
- Planificarea concediilor de odihna pentru anul in curs
- Fisa cu situatia concediilor de odihna neefectuate de catre salariat
- Cererile salariatului de acordare a concediilor de odihna
- Statele de plata
- Dovada achitarii drepturilor salariale si a contributiilor aferente
- Pontajele semnate
- Dovada acordarii zilelor de repaus saptamanal si dovada achitarii sporului de repaus
- Dovada acordarii orelor pentru munca suplimentara efectuata sau dovada achitarii sporului
- Declaratia 112
- Referatul de necesitate, decizie interna si alte documente justificative in cazul in care salariatii lucreaza in zilele de Sarbatoare Legala
- Registrul general de evidenta al salariatilor.
Pentru mai multa consultanta juridica si pentru consiliere profesionala in acest domeniu, apelati insa la serviciile profesionale ale avocatilor specializati in dreptul muncii din cadrul cabinetului de avocatura Sauca&Partners, iar echipa noastra va va ajuta sa puneti la punct toate aspectele legale legate de ITM.
